Datenbereiche vor der Räumung sperren
Aktenschränke, Serverräume, Archive, Computer und mobile Datenträger werden sichtbar vom übrigen Inventar getrennt. Nur benannte Personen dürfen Freigaben ändern. Eine allgemeine Markierung wie ‚Papier weg‘ reicht bei personenbezogenen Daten nicht.
Aufbewahrung und Zuständigkeit prüfen
Steuer-, Personal-, Patienten-, Vertrags- und Behandlungsunterlagen können unterschiedlichen Fristen und Berufsregeln unterliegen. Die fachlich verantwortliche Stelle entscheidet, was archiviert, übertragen oder vernichtet wird – nicht das Räumungsteam.
IT vollständig erfassen
Neben Computern zählen Server, Netzwerkgeräte, Telefone, Drucker mit Speicher, Sicherungsmedien und Cloudzugänge zur IT-Abwicklung. Inventarliste, Eigentum und Datenlöschkonzept sollten vor Abtransport vorliegen.
Geschlossene Transportkette
Freigegebene Akten werden geschlossen verpackt, mengenmäßig erfasst und getrennt übergeben. Offene Container in allgemein zugänglichen Fluren oder gemischte Kartons sind ungeeignet. Der benötigte Vernichtungsnachweis wird vorab vereinbart.
Drucker und Kopierer nicht unterschätzen
Multifunktionsgeräte können Speicher und Adressbücher enthalten. Bei Leasinggeräten sind Rückgabe und Datenlöschung mit Anbieter oder IT-Verantwortlichen zu koordinieren. Das physische Gerät allein sagt nichts über den Datenstatus.
Räumung erst nach Datenfreigabe
Sind sensible Bereiche abgearbeitet, kann die allgemeine Räumung folgen. Diese Reihenfolge verhindert, dass Akten zwischen Möbeln und Verpackung unkontrolliert den Schutzbereich verlassen.
Quellen und weiterführende Grundlagen
Die fachlichen Aussagen dieses Beitrags wurden mit den folgenden amtlichen oder fachlichen Informationen abgeglichen:
Häufig gefragt
Antworten zur praktischen Planung
Können Akten zusammen mit Möbeln abgeholt werden?
Die Termine können kombiniert sein, Akten benötigen aber einen getrennten, geschlossenen und dokumentierten Prozess.
Reicht das Löschen von Dateien?
Ob eine Löschung ausreichend ist, hängt von Datenträger, Schutzbedarf und Verfahren ab. Das muss IT- oder Datenschutzverantwortung festlegen.
Was ist mit gemieteten Kopierern?
Rückgabe und Datenbehandlung werden mit Leasinganbieter und verantwortlicher Stelle geklärt.