Fristen hängen von Dokument und Verantwortlichem ab
Geschäftliche Unterlagen können nach § 147 AO je nach Kategorie unterschiedliche Aufbewahrungsfristen haben. Weitere handels-, berufs- oder vertragsspezifische Regeln können hinzukommen. Privatpersonen benötigen viele Unterlagen zwar nicht gesetzlich, aber als Nachweis für Verträge, Steuer oder Eigentum.
Freigabe vor der Abholung
Benennen Sie eine Person, die Akten zur Vernichtung freigeben darf. Laufende Vorgänge, Originalurkunden, Personal- oder Vertragsunterlagen werden nicht zwischen allgemeinem Papier abgeholt, solange ihre Zuordnung unklar ist.
Vertraulicher Transport
Papierakten werden geschlossen und gegen unbefugten Zugriff übergeben. Lose Dokumente im Treppenhaus oder offen zugängliche Säcke sind ungeeignet. Menge, Etage, Zugangsweg und Abholpunkt werden vor dem Termin abgestimmt.
Preis nach Anfahrt und Gewicht
Bei unserer eigenständigen Aktenvernichtung setzt sich der Preis aus Anfahrt und dem tatsächlichen Gewicht der zu vernichtenden Akten zusammen. Deshalb gibt es für diese Leistung kein pauschales Festpreisangebot wie bei einer vollständig besichtigten Entrümpelung.
Datenträger sind keine Papierakten
Festplatten, USB-Sticks, optische Medien und andere Datenträger benötigen geeignete Verfahren und dürfen nicht automatisch in denselben Behälter. Geben Sie bei der Anfrage genau an, welche Medien vorhanden sind.
Nachweis und interne Dokumentation
Vereinbaren Sie, welche Bestätigung oder welcher Vernichtungsnachweis benötigt wird. Unternehmen sollten intern festhalten, wer freigegeben, welche Kategorien betroffen und wann Unterlagen übergeben wurden.
Quellen und weiterführende Grundlagen
Die fachlichen Aussagen dieses Beitrags wurden mit den folgenden amtlichen oder fachlichen Informationen abgeglichen:
Häufig gefragt
Antworten zur praktischen Planung
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Das hängt von Art der Unterlage, Verantwortlichem und geltender Vorschrift ab. § 147 AO nennt für verschiedene Kategorien unterschiedliche Fristen.
Gibt es einen Festpreis für die Aktenvernichtung?
Nein. Der Preis setzt sich aus Anfahrt und tatsächlichem Gewicht zusammen.
Holen Sie Akten auch ohne Entrümpelung ab?
Ja. Die Aktenvernichtung kann als eigenständige Leistung bei Firmen oder Privatpersonen gebucht werden.